Должностные инструкции Сотрудники . Офис-менеджер - Кадровый менеджмент 1. Общие положения 1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании. 1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору. 1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица. 1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров. 1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров. 1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности: -законодательными актами РФ; -Уставом Компании; -Положением о внутреннем распорядке рабочего времени; -Положениями об отделах Компании; -приказами руководства; -нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; -настоящей Должностной инструкцией. 1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики. 1.9. Офис-менеджер должен знать: - организационно-штатную структуру и сотрудников Компании; - положения, приказы и внутренние процедуры Компании; - функции и задачи подразделений Компании; - функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании; - свои функциональные обязанности и права; - свои действия при внештатных и аварийных ситуациях. 2. Должностные обязанности Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. Исходя из этого, офис-менеджер: 1. Выполняет функции секретаря Компании: 1.1. Документационное обеспечение управления: - приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании; - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах; - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел; - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам; - работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем; - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний; - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей; - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ; - по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом; - по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных; - формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив. 1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения. 1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). 1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании. 1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. 2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса: 2.1. Заказ воды по мере необходимости. 2.2. Заказ канцелярии ежеквартально. 2.3. Осуществление подписки на периодические издания. 2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей. 2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя. 3. Координирует и контролирует работу: - водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании); - курьеров; - уборщицы. 4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан: - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда; - качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения; - поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей; - эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы; - соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности; - не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам. 3. Права Офис-менеджер имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003). 3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании. 3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании. 3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции. 3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором. 4. Ответственность Офис-менеджер несёт ответственность за: 4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу. 4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ». 4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией. 4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины. СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт: /______________/ «__» _________200 Начальник отдела кадров: /______________/ «__» _________200
