Положение по отделам
Аналитика | Документы | Должностные обязанности | Справочники | Должностные инструкции | Положение по отделам | Словарь терминов
Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении — документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Положение о структурном подразделении 1 Код по ОКУД 0211111 2 Количество экземпляров 2 и более 3 Формат бланка А4 4 Срок хранения Постоянно 5 Разработчик Инженер по организации управления производством, специалист по кадрам Порядок разработки этого документа аналогичен порядку разработки должностных инструкций. Поэтому в настоящем разделе ограничимся только рассмотрением моделей положений и дадим рекомендации по разработке некоторых разделов. Одним из самых простых является макет, в котором выделяются разделы: 1. Общие положения. 2. Основные задачи подразделения. 3. Функции подразделения. Также в макетах положений можно встретить следующие блоки: 1. Организационная структура подразделения. 2. Права подразделения. 3. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями. 4. Ответственность подразделения. Теперь кратко по каждому из разделов. Раздел 1. «Общие положения» 1.1 Место подразделения в структуре управления организацией Указывается, является ли подразделение самостоятельным или входящим в состав иного подразделения 1.2 Порядок создания, реорганизации и ликвидации подразделения Определяется: кто (орган или должностное лицо) создает подразделение, какими документами; кто принимает решение о реорганизации или ликвидации подразделения 1.3 Подчиненность Указывается, кому из руководства (руководителю организации или его заместителям, иным руководящим работникам) подчиняется самостоятельное подразделение. Подчиненность определяется по схеме структуры организации 1.4 Руководство подразделением Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему 1.5 Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности Указывается, какое должностное лицо руководит деятельностью подразделения, в каком порядке производится назначение на должность и освобождение от должности, квалификационные требования к нему 1.6 Планирование деятельности подразделения Указывается, по каким планам ведется работа подразделения 1.7 Формы отчетности о деятельности подразделения Здесь можно указать, в каком порядке отчитывается подразделение: представляет письменный отчет раз в месяц (квартал, год); руководитель организации заслушивает отчет руководителя подразделения; иные формы 1.8 Пояснения используемых терминов Приводятся в том случае, если подразделения выполняют специфические функции и характеризуются специальной терминологией Раздел 2. «Основные задачи подразделения». Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления. Если организация обходится без нее, за основу можно взять положения Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Если в состав подразделения входят структурные единицы, то разбивку задач рекомендуется проводить по этим же направлениям. Раздел 3. «Функции подразделения». При разработке данного раздела также используется матрица распределения функций управления. Если таковой нет, то можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих — «вывести» функции из должностных обязанностей руководителей соответствующих подразделений. Поможет определить функции структурного подразделения и ГОСТ 24.525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения»*. * М.: Госстандарт СССР, 1981. Структура раздела «Функции подразделения» может быть представлена в виде текста или таблиц, схем. Например, для положения о юридическом отделе: III. Функции Наименование функции Наименование документа Определение форм договорных отношений Схемы договорных отношений Подготовка проектов договоров 1. Проекты договоров 2. Предварительные договоры Согласование проектов договоров с контрагентами 1. Протоколы разногласий 2. Протоколы согласования разногласий … … Табличная форма удобна. Сложность только в том, что документ является результатом не любой функции, поэтому напротив отдельных функций будут проставляться прочерки. Для того чтобы одни и те же функции не дублировались в положениях о разных подразделениях, можно использовать способ, который применяется при разработке должностных инструкций (см. рекомендации по разработке раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции в пункте 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 61). Но, в принципе, использование матрицы распределения функций управления должно исключать дублирование. Раздел 4. «Организационная структура подразделения». Наименование этого раздела может быть и другим, например «Структура» или «Структура и штатная численность». Предложения по структуре подразделения разрабатываются руководителем подразделения совместно с отделом организации и оплаты труда. По мере деятельности подразделения структура может изменяться. Структура подразделения может приводиться простым перечислением, например: «В состав отдела кадров входят: сектор приема, сектор увольнения, сектор учета, сектор по консультированию работников». Структуру можно представить и в виде схемы, например: ОТДЕЛ КАДРОВ Бюро (сектор, группа) приема Бюро (сектор, группа) увольнения Бюро (сектор, группа) учета Бюро (сектор, группа) консультирования работников Схема может быть и более сложной — отражать связи между структурными единицами, входящими в состав подразделения. В разделе «Структура» следует также определить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения. В небольших организациях подразделения могут и не структурироваться на более мелкие единицы. В этом случае указываются группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо вообще отдельные специалисты, а также определяется, в каком порядке утверждаются должностные инструкции специалистов подразделения. В данном разделе также указывается штатная численность подразделения. Она может приводиться в самом положении или оформляться отдельным приложением. Раздел 5. «Права подразделения». Прежде чем разрабатывать этот раздел, рекомендуем обратить внимание на порядок разработки раздела «Права» должностных инструкций (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 66). В отличие от должностной инструкции положение о подразделении наделяет правами не отдельного работника, а все подразделение. Если есть желание, можно «расписать» права работников. Но лучше всего привести общий для руководителя подразделения и его работников перечень прав и отдельным блоком выделить права руководителя. Наделяя последнего правами, предпочтение следует отдавать функциональным правам, так как трудовые у него те же, что и у работников подразделения. Приведем весьма общий пример раздела «Права» положения об отделе кадров: V. Права 1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право: 1.1. Контролировать по вопросам, входящим в компетенцию отдела, деятельность структурных подразделений организации и отдельных специалистов. 1.2. Запрашивать от структурных подразделений информацию, документацию и материалы, необходимые для решения вопросов, связанных с выполнением возложенных на отдел задач. 1.3. Приглашать представителей сторонних организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию отдела. 1.4. Вносить через заместителя генерального директора по персоналу на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящих в компетенцию отдела. 1.5. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей. 3. Начальник отдела имеет персональное право: 3.1. Участвовать в подборе работников отдела на вакантные должности. 3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации. 3.3. Представлять по доверенности интересы организации по вопросам подбора персонала в службах занятости, кадровых агентствах. 3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации, касающихся персонала. 3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения. 3.6. По согласованию с заместителем генерального директора по персоналу привлекать экспертов, специалистов в сфере управления персоналом сторонних организаций для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений. 3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами. 4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы. 5. Работники отдела наделены правом: 5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников. 5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства, устранения нарушений трудового законодательства. 5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований. 5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности. 5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела. При разработке данного раздела следует воспользоваться рекомендациями, приведенными в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги, а также проанализировать приводимые далее варианты положений. Раздел 6. «Взаимоотношения (служебные связи) подразделения». Все рекомендации по подготовке одноименного раздела, но только должностных инструкций, приведены в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящей книги. Следует только обратить внимание на то, что «расписывается» взаимодействие подразделений, а не отдельных работников. Поэтому в первую очередь нужно ориентироваться на служебные связи между руководителями различных подразделений, и во вторую (если в этом есть необходимость) — на согласование служебных связей между рядовыми работниками подразделений (т.е. определить, нужно ли получать у руководителя своего подразделения согласие, нужно ли согласовывать свои действия с руководителем другого подразделения, прежде чем взаимодействовать с его работниками). Способы оформления (текст, схемы, таблицы, др.) могут быть теми же, что и указанные в пункте 3.1 «Должностные инструкции» настоящего справочника. Раздел 7. «Ответственность подразделения». Порядок разработки этого блока положения также во многом аналогичен порядку составления раздела «Ответственность» должностной инструкции (см. пункт 3.1 параграфа 3 настоящей главы — с. 69). Между тем есть и особенности. Так, желательно в положении, наряду с ответственностью всего подразделения, выделить ответственность его руководителя, так как по общему правилу он в своей деятельности руководствуется положением и в большинстве организаций должностные инструкции на него не разрабатываются. Можно разделить ответственность на персональную (например, начальника отдела) и коллективную (работников подразделения). Если разработчику недостаточно вышеперечисленных разделов, рекомендуем следующие структуры текста положений о подразделениях: Вариант 1 1. Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Структура и штатная численность. 4. Права. 5. Руководство (управление). 6. Средства. 7. Контроль, проверка и ревизия деятельности. 8. Изменение, прекращение деятельности. или Вариант 2 1. Общие положения. 2. Основные цели и задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Взаимодействие. 6. Ответственность. 7. Поощрения. 8. Имущество и средства. 9. Организация деятельности. 10. Трудовые отношения. 11. Структура и штатная численность. Положения о структурных подразделениях составляются отделом организации и оплаты труда или лабораторией (бюро) по организации труда. Если таких подразделений нет — можно закрепить эту функцию за юридическим отделом или отделом кадров. Разработку можно поручить и отдельным специалистам, например инженеру по организации управления производством. Общий контроль и руководство разработкой положений о структурных подразделениях осуществляет заместитель руководителя организации по управлению персоналом. Положение о структурном подразделении должно содержать следующие реквизиты: 1. Наименование организации. 2. Наименование документа. 3. Дату и номер. 4. Заголовок к тексту (наименование структурного подразделения). 5. Гриф утверждения. 6. Текст. 7. Подпись разработчика. 8. Визы согласования (если положение подлежит внешнему согласованию, то и гриф согласования). Перечень лиц, которые должны поставить свои визы, как правило, определяется руководителем организации согласно приказу о распределении обязанностей, а также исходя из оперограмм. Для того чтобы избежать неточностей и дублирования отдельных функций, служебных связей, а соответственно, и последующих разногласий между руководителями различных подразделений, практикуется визирование положения конкретного подразделения руководителями тех подразделений, с которыми оно взаимодействует. Если количество виз свыше 3, то их оформляют на отдельной странице либо в виде отдельного «Листа согласований». В ряде организаций предусмотрено визирование положений о подразделениях начальником юридического отдела или юристом организации. Утверждает положения о структурных подразделениях руководитель организации. Правом утверждения могут быть наделены и иные руководящие работники (например, заместители руководителя организации, обеспечивающие деятельность групп подразделений). С положением должны быть ознакомлены работники подразделения. Это может быть графа об ознакомлении или графа о доведении положения до сведения работников. При этом подписи проставляются в порядке старшинства (сначала руководитель подразделения, затем все остальные). Для фиксации ознакомления с положением может использоваться и способ, указанный для должностных инструкций и заключающийся в составлении листа ознакомления. Основанием для внесения изменений в положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в положение о структурном подразделении может, а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения. Для того чтобы показать разные модели положений, приводимые ниже образцы разработаны на один отдел — отдел кадров. Образцы положений на иные подразделения (свыше 60) приводятся в практическом пособии «Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах»*. * Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия. 60 образцов положений об отделах и службах: Практическое пособие. 2-е изд. — перераб. и доп. — М.: Издательство «Дело и Сервис», 2002. Образец положения (вариант 1) ЗАО "Алкотрейд" УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) Генеральный директор (директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) ПОЛОЖЕНИЕ О. А. Онуфриев (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 № 2 17.06.2003 Об отделе кадров (наименование подразделения) 1. Общие положения 1.1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно ее руководителю. 1.2. Отдел кадров возглавляет начальник. 1.3. Назначение и освобождение начальника отдела кадров производится приказом генерального директора. 2. Основные задачи отдела кадров 2.1. Организация и проведение работы по подбору, расстановке и воспитанию кадров. 2.2. Изучение качеств работников по их практической деятельности. 2.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности. 2.4. Организация всех видов ведения учета и составление отчетности по кадрам. 3. Функции отдела кадров Отдел кадров: 3.1. Разрабатывает предложения о номенклатуре должностей работников, назначаемых и освобождаемых генеральным директором. 3.2. Совместно с руководителями заинтересованных подразделений подбирает работников и вносит соответствующие предложения по их назначению на указанные должности, оформляет необходимую для этого документацию. 3.3. Совместно с руководителями подразделений изучает деловые и моральные качества работников в процессе их практической деятельности и вносит предложения о перемещении и выдвижении работников. 3.4. Обеспечивает проведение аттестации работников, осуществляет постоянный контроль за ходом выполнения рекомендаций аттестационной комиссии. 3.5. В соответствии с требованиями трудового законодательства с участием руководителей подразделений вносит предложения об освобождении и перемещении работников и производит необходимое оформление. 3.6. С учетом развития организации определяет потребность в специалистах и работниках массовых профессий, определяет источники пополнения персонала. 3.7. Принимает меры к устройству молодых специалистов и обеспечивает правильное их использование. 3.8. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства, вносит предложения по разрешению этих жалоб. 3.9. Ведет учет работников организации, в установленном порядке оформляет и хранит их личные дела и другие документы по кадрам. 3.10. Производит прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек. 3.11. Осуществляет контроль за своевременным предоставлением очередных отпусков работникам. 3.12. Совместно с юридическим отделом контролирует правильность организации и применения материальной ответственности к работникам организации. 3.13. Совместно с другими подразделениями вносит предложения и готовит соответствующую документацию о награждении работников и других поощрениях. 3.14. Составляет отчетность о кадрах по утвержденным формам. 3.15. От имени организации представительствует по вопросам работы с кадрами в государственных и муниципальных органах, организациях, предприятиях и учреждениях. 4. Права Отдел кадров в пределах своей компетенции вправе: 4.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников мнение руководителей соответствующих структурных подразделений. 4.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.). 4.3. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, а также порядка предоставления установленных льгот и преимуществ. 4.4. Запрашивать необходимые для оформления командировок материалы. 4.5. Вносить руководству организации предложения по вопросам работы с кадрами, в том числе и об улучшении труда работников. 5. Руководство 5.1. Руководит работой отдела начальник отдела кадров. 5.2. Начальник отдела кадров: — организует работу отдела; — принимает меры для улучшения работы отдела; — обеспечивает взаимодействие с другими структурными подразделениями. 5.3. Начальник отдела кадров несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач. 5.4. Должностные обязанности, права и ответственность работников отдела кадров устанавливаются должностными инструкциями. Начальник отдела организации и оплаты труда И. М. Свердлов (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 Визы * * Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц. Начальник юридического отдела К. В. Алмазов (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 С положением ознакомлены Начальник отдела кадров В.К. Смирнова (должность) (подпись) (расшифровка подписи) 18.06.2003 (должность*) (подпись) (расшифровка подписи) * Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления. Образец положения (вариант 2) ЗАО "Алкотрейд" УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) Генеральный директор (директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) ПОЛОЖЕНИЕ О. А. Онуфриев (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 № 2 17.06.2003 Об отделе кадров (наименование подразделения) I. Общие положения 1. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением организации. 2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора. 3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору*. * Может также подчиняться заместителю генерального директора по управлению персоналом. 4. Отдел возглавляет начальник*, назначаемый на должность приказом генерального директора. * Руководителем отдела кадров может быть заместитель директора по кадрам. 5. Начальник отдела должен иметь профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет. 6. В своей деятельности отдел руководствуется: 6.1. Конституцией РФ. 6.2. Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. 6.3. Уставом. 6.4. Положением о персонале. 6.5. Настоящим Положением. 7. Работа отдела ведется по годовым и квартальным планам. 8. Начальник отдела один раз в квартал* представляет генеральному директору отчет о работе отдела. * Может быть указана иная регулярность. II. Структура 1. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор, исходя из условий и особенностей деятельности организации, по представлению начальника отдела кадров и по согласованию с отделом организации и оплаты труда. 2. Отдел кадров имеет в своем составе структурные подразделения (группы, секторы, бюро, участки и пр.) согласно нижеприведенной схеме*. * В составе отдела кадров могут образовываться и иные структурные единицы, например, бюро (сектор) по оформлению пенсий, по контролю за состоянием трудовой дисциплины и др. ОТДЕЛ КАДРОВ Бюро (сектор, группа) приема Бюро (сектор, группа) увольнения Бюро (сектор, группа) учета Бюро (сектор, группа) консультирования работников 3. Распределение обязанностей между работниками бюро (секторов, групп) производится начальником отдела кадров. 4. Главные специалисты (руководители) бюро (секторов, групп и пр.) в составе отдела кадров, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров. 5. Работники отдела в своей деятельности руководствуются должностными инструкциями. III. Задачи 1. Подбор, расстановка и воспитание кадров. 2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности. 3. Учет кадров. 4. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации. 5. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в организации. IV. Функции 1. Разработка кадровой политики и стратегии организации. 2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда. 3. Обеспечение организации кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями ее деятельности. 4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров. 5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой документации. 6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии. 7. Информирование работников организации об имеющихся вакансиях; использование средств массовой информации для найма работников. 8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости. 9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора. 10. Учет личного состава. 11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. 12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. 13. Ведение установленной документации по кадрам. 14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям. 15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности. 16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. 17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях организации. 18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности. 19. Организация проведения аттестации работников организации, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии. 20. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения. 21. Выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы. 22. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. 23. Составление графика отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденным графиком и дополнительных отпусков. 24. Оформление и учет командировок. 25. Табельный учет. 26. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и за соблюдением работниками Правил внутреннего распорядка. 27. Анализ текучести кадров. 28. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением. 29. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства. 30. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников. V. Права 1. Отделу кадров для выполнения возложенных на него функций предоставлено право: 1.1. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников трудового законодательства, установленного порядка предоставления льгот и преимуществ. 1.2. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений. 1.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 1.4. Давать руководителям структурных подразделений обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров. 1.5. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с генеральным директором. 2. Права, предоставленные отделу, реализует начальник отдела, а также работники отдела в соответствии с установленным должностными инструкциями распределением обязанностей. 3. Начальник отдела кадров наделен следующими правами: 3.1. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела. 3.2. Вносить предложения по деятельности других подразделений организации. 3.3. Представительствовать в установленном порядке от имени организации по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости. 3.4. Участвовать в подготовке и согласовании планов организации в части персонала. 3.5. Давать подчиненным работникам указания, обязательные для исполнения. 3.6. По согласованию с генеральным директором привлекать из сторонних организаций экспертов, специалистов в сфере управления персоналом для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений. 3.7. Распоряжаться выделенными трудовыми, материальными, финансовыми и техническими ресурсами и распределять их между структурными единицами. 4. Начальник отдела кадров подписывает (визирует) документы, связанные с подбором и движением кадров, учетные формы. 5. Работники отдела кадров наделены правом: 5.1. Посещать подразделения организации для контроля за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением трудовых прав работников. 5.2. Требовать от должностных лиц организации соблюдения трудового законодательства. 5.3. Устанавливать сроки и контролировать выполнение требований. 5.4. При выявлении нарушений трудового законодательства составлять акты, докладные записки, отчеты и представлять их в юридический отдел для правового анализа и последующей передачи на рассмотрение генеральному директору для привлечения виновных к ответственности. 5.5. Присутствовать на совещаниях и участвовать в обсуждении вопросов, входящих в компетенцию отдела. VI. Взаимоотношения (служебные связи) Для выполнения функций и реализации прав отдел кадров взаимодействует с подразделениями организации по следующей схеме: Наименование подразделения Документы и информация Получает Предоставляет (направляет) Все структурные подразделения Заявки на рабочих и служащих Решения о поощрении работников Представления на поощрения Выписки из приказов (копии приказов) по личному составу (по запросам руководителей подразделений) Характеристики на работников Утвержденный график отпусков Материалы для привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности Копии приказов о поощрении работников, о наложении дисциплинарных взысканий Объяснительные записки от нарушителей трудовой и производственной дисциплины Предписания об устранении нарушений трудового законодательства Проекты графиков отпусков по подразделениям Решения аттестационной комиссии Материалы на командируемых Копии приказов о командировании Главная бухгалтерия Справки о заработной плате для оформления пенсий Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников Материалы для выдачи справок работникам о работе в организации, занимаемой должности и размере заработной платы Проекты приказов о приеме, увольнении и перемещении материально ответственных лиц Сведения о материально ответственных лицах Проекты договоров о материальной ответственности Табели учета рабочего времени График отпусков Листки временной нетрудоспособности к оплате Справки об изменении фамилии работника Приказы о командировании, иные документы для выплаты командировочных Исполнительные листы из судов для удержания из заработной платы работников Отдел организации и оплаты труда Штатное расписание Сведения о приеме, перемещении и увольнении работников Схемы должностных окладов, доплат, надбавок к заработной плате Сведения о списочной численности работников Нормативы по труду Справки о текучести кадров Положение о персонале Отчеты, ведомости о состоянии трудовой дисциплины Положение о материальном и моральном поощрении работников Положение о дисциплинарной ответственности Положения о структурных подразделениях организации Расчеты фондов заработной платы и численности персонала Расчеты потребности в рабочих и служащих Отдел подготовки кадров Графики направления руководящих работников и служащих в учебные заведения для повышения квалификации Расчеты потребности в квалифицированных кадрах Планы подготовки, переподготовки кадров, повышения квалификации Сведения о качественном составе рабочих и служащих Сведения об успеваемости учащихся и сроках обучения Списки работников Результаты итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства Проекты трудовых договоров с преподавателями и инструкторами Предложения по составу аттестационных комиссий Информацию о кандидатурах на должности преподавателей и инструкторов Юридический отдел Сведения об изменениях трудового законодательства, законодательства о социальном обеспечении Проекты трудовых договоров с руководящими работниками организации Нормативные правовые акты по труду Заявки на поиск необходимых нормативных правовых актов разъяснения действующего законодательства Разъяснения действующего трудового законодательства и порядка его применения Приказы для визирования VII. Ответственность 1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела кадров. 2. Начальник отдела кадров привлекается к ответственности за: 2.1. Ненадлежащую организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел. 2.2. Несвоевременную и некачественную подготовку документов. 2.3. Ненадлежащее ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями. 2.4. Предоставление недостоверных сведений по вопросам, входящим в его компетенцию. 2.5. Несоблюдение работниками отдела трудовой и производственной дисциплины. 2.6. Непринятие мер по устранению масштабных нарушений трудовой дисциплины в организации. 2.7. Необеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе и несоблюдение правил пожарной безопасности. 2.8. Несоответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов. 2.9. Нерациональное использование трудовых и материальных ресурсов. 3. Начальник отдела кадров за совершение правонарушений в процессе своей деятельности привлекается к ответственности в порядке, установленном трудовым, административным, уголовным законодательством. 4. Работники отдела кадров при оценке деловых качеств работников организации обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников. 5. Ответственность работников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями. Начальник отдела организации и оплаты труда И. М. Свердлов (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 Визы * * Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц. Начальник юридического отдела К. В. Алмазов (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 С положением ознакомлены Начальник отдела кадров В.К. Смирнова (должность) (подпись) (расшифровка подписи) 18.06.2003 (должность*) (подпись) (расшифровка подписи) * Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления. Образец положения (вариант 3) ЗАО "Алкотрейд" УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) Генеральный директор (директор; заместитель директора по персоналу; иное должностное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) ПОЛОЖЕНИЕ О. А. Онуфриев (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 № 2 17.06.2003 Об отделе кадров (наименование подразделения) 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение определяет основные задачи, функции, права и ответственность отдела кадров закрытого акционерного общества «Алкотрейд» (далее — акционерного общества). 1.2. Отдел кадров в своей деятельности руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, Уставом акционерного общества, Положением о персонале, правилами и стандартами документационного обеспечения управления, иными нормативными правовыми и нормативно-методическими документами по вопросам кадровой работы. 1.3. Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением акционерного общества и подчиняется генеральному директору. 1.4. Штатная численность и структура отдела определяются генеральным директором акционерного общества. 1.5. Настоящее Положение определяет порядок проведения работ по подбору, расстановке и воспитанию кадров, кадровому учету, управлению трудовой дисциплиной в акционерном обществе. 1.6. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет начальник отдела кадров, на должность которого приказом генерального директора назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет. 1.7. На период отсутствия начальника отдела (отпуск, командировка, болезнь и пр.) его обязанности возлагаются на старшего инженера по кадрам, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение обязанностей. 2. Основные цели и задачи отдела 2.1. Основной целью создания отдела кадров является реализация кадровой политики в акционерном обществе. 2.2. Основными задачами отдела являются: — подбор, расстановка и воспитание кадров; — оформление и учет кадров; — обеспечение прав, льгот и гарантий работников акционерного общества; — контроль за состоянием трудовой дисциплины в акционерном обществе. 3. Функции отдела Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции: 3.1. Разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации. 3.2. Составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда. 3.3. Обеспечивает акционерное общество кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и предметом деятельности акционерного общества. 3.4. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров. 3.5. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности. 3.6. Информирует работников акционерного общества об имеющихся вакансиях. 3.7. Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников. 3.8. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора акционерного общества. 3.9. Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам. 3.10. Выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы. 3.11. Осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек. 3.12. Готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинарной ответственности. 3.13. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. 3.14. Организует проведение аттестации работников акционерного общества, ее методическое и информационное обеспечение. 3.15. Анализирует результаты аттестации. 3.16. Организует в соответствии с нормативными правовыми и методическими документами проверки в подразделениях акционерного общества: — соблюдения правильности использования труда в структурных подразделениях; — состояния трудовой дисциплины; — исполнения решений аттестационной комиссии. 3.17. Осуществляет учет и анализ результатов проверок и при необходимости вмешательства генерального директора информирует его об имеющихся нарушениях и способах их устранения. 3.18. Готовит документы для оформления пенсий и представляет их в органы социального обеспечения. 3.19. Обеспечивает социальные гарантии работников в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. 3.20. Составляет график отпусков, ведет учет использования работниками отпусков, оформляет отпуска в соответствии с утвержденным графиком. 3.21. Оформляет командировки и ведет учет командировок. 3.22. Обеспечивает ведение табельного учета. 3.23. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, осуществляет контроль за их выполнением. 3.24. Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства. 3.25. Принимает меры к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников. 4. Права отдела 4.1. Отдел кадров имеет право: — запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений; — осуществлять контроль за деятельностью любого структурного подразделения акционерного общества по соблюдению трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка, а также по другим вопросам, входящим в его компетенцию; — участвовать в работе комиссий, на которых рассматриваются кадровые вопросы, а также проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела; — вносить на рассмотрение руководства акционерного общества предложения, акты, заключения о привлечении к ответственности руководителей структурных подразделений за допущенные ими нарушения трудового законодательства. 4.2. Конкретные права начальника отдела и работников отдела устанавливаются должностными инструкциями. 5. Ответственность 5.1. Отдел кадров несет коллективную ответственность за: — качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на отдел, а также за полную реализацию прав, предоставленных отделу; — соблюдение требований трудового законодательства; — правильность, полноту и качество проведения мероприятий по реализации кадровой политики в акционерном обществе. 5.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями. 6. Взаимодействие 6.1. Отдел кадров выполняет свои функции в тесном контакте со всеми структурными подразделениями акционерного общества по вопросам расстановки кадров, оформления кадровой документации, применения к работникам мер поощрения и взыскания, проведения аттестаций, оформления отпусков, соблюдения трудовой дисциплины. 6.2. Для выполнения своих функций и реализации предоставленных прав отдел кадров взаимодействует: — с главной бухгалтерией по вопросам обмена информацией: о заработной плате работников; штатной численности; учете рабочего времени; финансовом обеспечении отпусков, командировок, увольнений; иных объектах и предметах; — с отделом организации и оплаты труда по вопросам обмена информацией: о структуре управления; штатном расписании; схемах должностных окладов; расчетах заработной платы; нормативах по труду; расчетах потребности в кадрах; приеме, перемещении и увольнении работников; текучести кадров; иных объектах и предметах; — с отделом подготовки кадров по вопросам обмена информацией: о потребностях в квалифицированных кадрах по отдельным должностям, специальностям, профессиям; качественном составе работников; порядке направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации; планах проведения занятий; сведениях об успеваемости учащихся и сроках обучения; результатах итоговых экзаменов, квалификационных проб, конкурсов профессионального мастерства; составе аттестационных комиссий; иных объектах и предметах; — с хозяйственным отделом по вопросам обеспечения оргтехникой, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров. 6.3. Взаимодействие со структурными подразделениями акционерного общества не должно выходить за пределы компетенции отдела кадров, а также приводить к выполнению функций отдела кадров другими подразделениями. 7. Материально-техническое обеспечение 7.1. Материально-техническую основу деятельности отдела составляют закрепленные за ним помещения, мебель, оргтехника, вычислительная техника, программное обеспечение, документы, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач. 7.2. Работники отдела несут индивидуальную и коллективную ответственность за сохранность имущества и средств, закрепленных за отделом. 8. Организация работ 8.1. Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами. 8.2. Планы отдела составляются начальником отдела. 8.3. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников. 8.4. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается. 8.5. Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления: 1) прием; 2) увольнение; 3) перемещение, отпуска, командировки; 4) изучение и оценка кадров; 5) состояние трудовой дисциплины; 6) оформление пенсий. 8.6. Штатная численность отдела — 12 человек. 9. Изменения Изменения и дополнения к настоящему Положению согласовываются с начальником отдела кадров и вносятся в Положение на основании приказа генерального директора. Приложение: 1. Планы помещений, перечень материально-технических 2. Должностные инструкции работников отдела (12 шт.). Начальник отдела организации и оплаты труда (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 Визы * * Визы руководителей структурных подразделений, с которыми взаимодействует отдел, иных должностных лиц. Начальник юридического отдела (подпись) (расшифровка подписи) 17.06.2003 С положением ознакомлены Начальник отдела кадров (должность) (подпись) (расшифровка подписи) 18.06.2003 (должность*) (подпись) (расшифровка подписи) * Должности, подписи остальных работников отдела кадров, даты ознакомления.
Похожие записи этой же категории
Другие статьи этой категории
- Положение о производственной бригаде и бригадире
- Положение об отделе автоматизации и механизации производства
- Положение о производственно-диспетчерском отделе
